「上司 社外 言い方」で悩んでいませんか。
ビジネスマナーが重視される現代、社外で上司の呼び方を間違えると、信頼や評価に影響することもあります。
この記事では、社外での正しい上司の呼び方、電話やメールでの具体例、やりがちな間違い、紹介の場面ごとのコツまで徹底的に解説します。
これを読めば、「上司をどう呼んだらいいの？」「敬称は必要？」「実際どんなフレーズが正解？」といった悩みもスッキリ解決。
ビジネスマナーに自信を持ちたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
上司の社外での呼び方と間違いやすいポイント
上司の社外での呼び方と間違いやすいポイントについて解説します。
それでは、詳しく見ていきましょう。
社外で上司を呼ぶときの基本
ビジネスの場で社外の方に上司のことを伝えるときは、敬称を付けずに呼び捨てが原則です。
例えば「山田部長」「鈴木課長」と普段呼んでいる場合でも、社外の方には「山田」「鈴木」と呼ぶのが正しいマナーになります。
これは、社外の相手に対して自分の社内の人間に敬称をつけると、社外の方を軽視している印象を与えるためです。
「弊社の山田が担当しております」「先ほど鈴木が対応いたしました」のように役職や敬称はつけず、氏名のみを使用します。
最初は少し抵抗があるかもしれませんが、これが一般的なビジネスマナーなので、しっかり覚えておきましょう。
役職名の使い方
社外の方に上司を紹介する際、役職名の扱い方にも注意が必要です。
基本的には「○○課長」ではなく、「課長の○○」と役職名を前にして表現するのが自然です。
例えば「課長の山田がご説明します」「部長の佐藤が対応いたします」といった形です。
役職名を氏名の前に置くことで、社外の方から見ても分かりやすく、かつ無駄な敬称を避けられます。
ただし、メールや書面など、よりフォーマルな場では「弊社 山田（営業部 課長）」のようにカッコ書きで補足する場合も多いです。
「さん」や「様」の扱い
社外の方と話すときに、社内の人間に対して「さん」や「様」を付けるのはNGです。
たとえば「山田さん」「鈴木様」と言ってしまうと、取引先やお客様から「自分たちよりも自社の社員を立てている」と受け取られ、あまり良い印象を与えません。
社外対応で「さん」や「様」を使うのは、あくまでも社外の方に対してだけです。
社内の人間には一切敬称を付けずに「山田」「鈴木」と呼ぶようにしましょう。
どうしても敬称を外すのに抵抗がある場合は、上記の役職名＋氏名の形で表現するのがおすすめです。
社外で避けるべき言い方
社外でよくやってしまいがちなのが、「弊社の部長さんが…」「営業の山田様が…」といった表現です。
これは完全にマナー違反となりますので、絶対に避けてください。
また、「うちの上司が…」という表現も、あまり丁寧とは言えません。
社外で「上の者」「上席」「上長」などの言葉を使う場合もありますが、状況によっては違和感を持たれるため、できる限り具体的な役職名や氏名で伝える方が丁寧です。
「弊社の担当者がご案内します」「課長の山田が対応いたします」のように表現すると無難です。
よくある間違いと誤解
一番多い間違いは、普段のクセで「○○さん」「○○課長」と言ってしまうケースです。
また、メールの署名や返信で「○○様」と記載してしまうことも多いですが、これも社外向けにはマナー違反です。
さらに、相手企業の担当者と仲良くなってくると、つい社内と同じノリで上司を紹介してしまうことがあります。
こうしたちょっとしたミスが信頼を損なう原因になるので、どんな時も「敬称なし」が鉄則だと覚えておきましょう。
迷った時は「社外では敬称や役職をつけない」とシンプルに覚えるのが一番です。
電話対応で上司を正しく伝える方法
電話対応で上司を正しく伝える方法について解説します。
それでは、順番に説明していきます。
電話を取り次ぐ時の表現
社外からの電話を上司に取り次ぐ場合は、まず相手の社名やお名前を確認し、社内の人に伝えるタイミングで呼び方を切り替えることが大切です。
具体的には、通話中は「山田が対応いたします」「課長の山田に代わります」と役職名や敬称をつけずに伝えます。
社内で上司に電話を取り次ぐ際は「山田課長、○○会社の△△様からお電話です」と、通常の呼び方に戻します。
この切り替えが自然にできると、ビジネスマナーが身についている印象を与えることができます。
また、相手の氏名を間違えたり、敬称を付けてしまうと失礼になるので、落ち着いて対応しましょう。
上司が不在の場合の伝え方
上司が不在で電話を取り次げない場合は、正しい言い方で状況を伝えることが重要です。
「申し訳ありませんが、山田はただいま外出しております」「本日は出張のため、会社に戻るのは夕方以降になる予定です」と敬称を付けずに伝えます。
必要があれば、戻り次第折り返し電話を差し上げる旨を伝えるのも丁寧です。
「戻り次第、山田よりご連絡差し上げます」「山田が帰社次第、折り返しご連絡いたします」といった表現が一般的です。
どんな場合も、相手が不快にならないような言い回しを意識しましょう。
相手先ごとの注意点
取引先やお客様、官公庁など、相手によって求められるマナーや言い回しの細かな違いがあります。
取引先の場合は、なるべく簡潔に状況を伝えることがポイントです。
お客様対応では、特に丁寧な言い回しを意識し、上司の名前を間違えないよう注意しましょう。
官公庁や公的機関の場合、必要以上にかしこまらず、落ち着いて平易な言葉で伝えることが信頼につながります。
どのケースでも、上司への敬称は不要であることを徹底しつつ、社外の相手には常に敬意を払った対応を心がけてください。
具体的な会話例
実際の電話対応でよく使う会話例を紹介します。
【例1】
相手：「山田さんをお願いします。」
自分：「かしこまりました。山田に代わりますので、少々お待ちください。」
【例2】
相手：「鈴木課長はいらっしゃいますか？」
自分：「申し訳ありませんが、鈴木はただいま外出しております。戻り次第ご連絡させていただきます。」
【例3】
自分：「○○会社の△△様からお電話です。」
上司：「ありがとう。」
（このように社内では通常の呼び方に戻して伝えます）
こういったパターンを頭に入れておくと、突然の電話にもスムーズに対応できます。
社外メールでの上司の言い方と注意点
社外メールでの上司の言い方と注意点について詳しく解説します。
実際のメール対応で困らないためにも、しっかり押さえておきましょう。
メールでの正しい書き方
社外向けのメールで自社の上司について言及する場合は、必ず敬称や「さん」「様」を付けずに記載します。
例えば、「山田が担当いたします」「本件は鈴木が対応しております」のように、役職名や敬称なしで氏名だけを書きます。
「弊社の山田がご説明いたします」「○○については佐藤が窓口となります」など、あくまでもシンプルかつ端的に伝えるのがポイントです。
相手にわかりやすいように、上司のフルネームや部署名を補足するのも良いでしょう。
一度社外向けのメールの書き方を覚えてしまえば、どんな相手にも失礼なく対応できます。
役職名と氏名の表記方法
役職名と氏名を表記する場合、ビジネスメールでは「営業部 山田」や「総務課 鈴木」のように部署や役職名を先に書き、敬称は省略します。
たとえば、「営業部課長 山田が担当しております」「総務課長 鈴木が説明いたします」といった表記が適切です。
メールの署名では「営業部 課長 山田 太郎」と書き、敬称や「様」は付けません。
署名の一例を下記にまとめます。
| 部署・役職 | 氏名 |
|---|---|
| 営業部 課長 | 山田 太郎 |
| 総務課 課長 | 鈴木 花子 |
署名欄ではフォーマルな書き方が基本ですが、役職名を後に持ってくるのはNGなので注意しましょう。
敬語と丁寧語の使い分け
メール文中では、社外の相手に対しては敬語や丁寧語をしっかり使い分けますが、自社の上司を指すときは敬語表現を避けます。
例えば「山田がご案内いたします」「本件は鈴木よりご連絡いたします」といった表現が無難です。
うっかり「山田課長がご説明いたします」と書くと、社外の人より自社の上司を立てる印象を与えてしまうので要注意です。
「ご指摘ありがとうございます。本件は山田が対応いたします」と、あくまで社外の相手への敬語に集中しましょう。
このルールを守ることで、ビジネスマナーのあるメールが書けるようになります。
NGなメール表現
社外メールでやりがちなNG表現として、「弊社の山田課長様」「営業部長の鈴木さん」など、敬称や役職名の後に「さん」「様」を付けるパターンがあります。
また、「弊社の部長が申しております」「○○さんが担当です」といった曖昧な言い方も控えましょう。
このほか、「自社の上司をやたらと持ち上げる」「敬語を使いすぎて不自然になる」といった点もNGです。
一度NGパターンを覚えておくことで、うっかりミスを減らせます。
社外対応では常にフラットな表現を心がけ、正しい言い方を選ぶようにしましょう。
社外で上司を紹介する時に気をつけること
社外で上司を紹介する時に気をつけることを徹底解説します。
場面ごとに具体的な例を紹介していきます。
自己紹介や名刺交換の場面
名刺交換や初対面の自己紹介では、上司を紹介する時の言葉選びに特に注意が必要です。
まず、自分の上司を社外の方に紹介する時は「弊社 営業部の山田です」「こちらは弊社の総務課長 鈴木です」といった形で、役職や部署名を付けて、敬称はつけません。
例えば、相手が複数の場合は「弊社の山田、そして総務課長の鈴木です」と、それぞれ分かりやすく伝えましょう。
初対面の場面では、相手が誰か分かりやすいように簡潔に肩書きや部署名も添えると親切です。
「さん」や「様」をつける必要は一切ありません。
会議や商談での上司の紹介例
会議や商談の場面で上司を紹介する時も、基本は敬称なしで役職＋氏名で紹介します。
「本日の会議は弊社営業部の山田が担当いたします」「ご説明は総務課長の鈴木がいたします」といった言い方が一般的です。
もしも自分が司会進行をする場合は「それでは、営業部の山田よりご案内させていただきます」と紹介します。
商談での挨拶や冒頭の紹介は、その場の雰囲気を左右するので、正しい言い方を使うことが信頼につながります。
あらかじめ上司と打ち合わせておくと、当日スムーズに紹介できます。
グループでの案内時の言い方
複数人での訪問や案内時には、全員をまとめて簡潔に紹介するのがポイントです。
「本日は弊社営業部より山田、総務課長の鈴木とご一緒しております」といった言い方が自然です。
会場案内などで個別に紹介する時も「こちらは山田、そして鈴木です」と敬称を付けずに表現します。
誰がどの部署や役職なのか分かるよう、必要なら「営業部の」「課長の」と付け加えましょう。
場面や状況に応じて柔軟に言い方を変えることが大切です。
相手によって変える表現
紹介の場面では、相手企業や参加者の属性に応じて表現を調整することもマナーの一つです。
例えば、取引先が初対面の場合は「弊社営業部の山田がご説明いたします」のように丁寧に。
すでに親しい間柄の場合は「山田がご案内します」とシンプルな言い方もOKです。
官公庁や公的機関が相手の場合は「担当の山田が対応いたします」と、役職名よりも役割を重視して伝えても良いでしょう。
どんな相手でも、敬称をつけずに紹介するというルールだけは徹底してください。
まとめ｜上司 社外 言い方を正しく使いこなすポイント
| ポイント | リンク |
|---|---|
| 社外で上司を呼ぶときの基本 | 詳しく見る |
| 役職名の使い方 | 詳しく見る |
| 「さん」や「様」の扱い | 詳しく見る |
| 社外で避けるべき言い方 | 詳しく見る |
| よくある間違いと誤解 | 詳しく見る |
上司の社外での呼び方は、「敬称をつけない」「役職名を前につける」「さん・様を使わない」などのポイントを押さえておくことが大切です。
電話やメール、紹介の場面ごとに言い方を正しく使い分けることで、社外の相手に信頼される対応ができるようになります。
うっかりミスや間違った敬称は、ビジネスマナーとして見られているので、本文で紹介したコツをぜひ意識して実践してみてください。
最新のビジネスマナーや公的な基準については、下記の信頼できる公式サイトも参考にどうぞ。