退職する時は関係した人にメールを送るのが一般的です。
では、同僚や取引先から退職メールが届いた時にどのような対応をするのが適切なのでしょうか？
長い間お世話になっていたりとか、もしかすると、今後も仕事上で関係を持つこともあるかもしれません。
本記事では、退職メールが届いた時の対応について解説していきます。
退職メールが届いた時の対応
退職の挨拶メールが届いた時の対処について、重要なポイントを解説していきます。
返信は必要？
通常、仕事メールには返信をすることが求められますが、退職の挨拶メールについては例外も考えられます。
大規模な組織の場合では、仕事での関わりが薄かった人からのメールもありため、全てに返信する必要はありません。
返信を検討すべきケースは以下の通りです。
・個別に届いたメール
・同じ部署や密接に関わっていた人からのメール
・取引先からのメール
一方で、CcやBccで受け取ったメールについては、基本的には返信不要です。
ですが、全員にBccで送ることもあります。
その場合は、組織の風土に応じて柔軟に対応しましょう。
返信のタイミングは？
返信のタイミングは、受け取ったその日に返信するのが望ましいです。
特に退職者が社外の人の場合は、その後は連絡が取りづらくなる可能性があるため、すぐに行動することが重要です。
返信の件名は？
件名については、「退職のご挨拶」などのメールには「Re:」をつけて、元の件名を保持して返信することがおすすめです。
本対応によって、退職者は退職メールに対する返信であるとすぐに理解できます。
返信の内容は？
返信メールには、以下の内容を含めると良いでしょう。
- 退職メールを送ってくれたことの感謝
- 退職を残念に思う気持ち
- 一緒に仕事をしたことの感謝
- 将来の成功を願う言葉
- 健康を祈る言葉
退職を残念に思う気持ちや、仕事で色々と助けてくれたことに対する感謝の言葉を伝えましょう。
さらに、その人の将来の成功を願うメッセージを付け加えると良いでしょう。
社内の人へはこれらを丁寧に表現し、取引先へは次の担当者との連携を伝えることが大切です。
退職理由や新しい職場、個人的な内容には触れないようにしましょう。
まとめ
今回は、退職メールが届いた時の対処方法について解説しました。
仕事で関係を持った人からの退職メールでしたら、受け取った日に返信することが大切です。
件名は元の件名を保持して、感謝の気持ちや今後の成功を祈る言葉を入れて返信しましょう。
本記事がみなさまの生活にお役立ち出来ると幸いです。